Il 14 dicembre 2017 a Bologna è nato ufficialmente il coordinamento regionale PA Social dell’Emilia-Romagna. Il coordinamento, guidato da Luca Calzolari, Alessio Pecoraro ed Eleonora Zaccheroni è stato presentato presso l’Urban Center di Bologna ed è stata anche l’occasione per l’organizzazione di tavoli di lavoro tematici con la partecipazione di numerosi comunicatori, giornalisti, amministratori, cittadini. I tavoli danno continuità al lavoro iniziato a Roma nel settembre 2017 con la presentazione nazionale della nostra associazione (qui il report dei 10 tavoli di lavoro attivi). Ecco il report dei tavoli di lavoro di Bologna:
TAVOLO 8 L’importanza del visual e del live
Coordinato da Patrizia Coluccia e Valeria Montanari
Partecipanti:
Alberto Solieri (Consulente)
Giorgio Galli (Doxee Modena, per Comune Cesena)
Angelica Vandini (Modena, comunicazione video)
Silvia Airoldi (freelance)
Saverio Cuoghi (iCUBer)
Sabrina Franceschini (Regione E-R, partecipazione)
Marco Lombardo, Consigliere comunale – Comune di Bologna
I lavori del tavolo si aprono con la condivisione del report del tavolo nazionale. L’importanza di visual, video e live è sostenuta dai trend dei social: torna a crescere Facebook, grande successo per Instagram. Aumentano le condivisioni tramite terzi. Aumentano le interazioni sui video YouTube e Facebook e sebbene sia ormai ampia la produzione non professionale si riconferma l’importanza di mantenere la professionalità di chi costruisce il messaggio e di chi lo veicola. La componente “advertising” ha influenzato la percezione del pubblico, che premia il contenuto “bello”. Si riconferma l’importanza di creare una community, per l’engagement, e privilegiare sempre la continuità e la qualità, anche per non farsi penalizzare dagli algoritmi.
Esempio: iCUBer regione E-R produzione di qualità, coerente con il piano editoriale, costante.
Una difficoltà è data dalla carenza strutturale di personale competente, e dalla difficoltà di formare personale in possesso di altre competenze e caratteristiche. In generale il procurement è difficile: le risorse sono difficili da reperire. (Interne e esterne). Alla difficoltà di trovare personale qualificato, si aggiunge la continua esigenza di nuove competenze: es. marketing technologist.
Il mix ideale è dato da risorse interne (strategia, pianificazione e capacità critica) più risorse esterne (competenze, aggiornamento e energia). Quindi la collaborazione pubblico e privato diventa un asset importante.
L’obiettivo a cui deve tendere la comunicazione è l’efficacia: deve essere chiaro cosa comunichiamo, a chi, con quale obiettivo. Quindi la comunicazione visual deve essere “attraente” e “memorabile”. Cosa può fare la differenza? La personalizzazione dei contenuti. La comunicazione deve essere percepita come “utile per me”, e vengono premiati i contenuti interattivi. Che spingono il cittadino a agire. Engagement, tramite call to action.
Esempio: Comune di Cesena. Video tutorial personalizzati per risolvere le pratiche burocratiche. Il sindaco ci mette la faccia, (cartoni animati). Tramite cell o email. Interazione anche per aggiornare i dati degli uffici anagrafe (call to action, aggiorna i tuoi dati). Tutto misurabile.
Importante considerare i temi di trasparenza/privacy e accessibilità. Valutare un approccio “accessibilità first” e la realizzazione di contenuti “nativamente accessibili”. È’ importante coordinare i due principali obiettivi della comunicazione visual/video: funzionale e divulgativo. Per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro, la centralizzazione in capo all’ufficio stampa delle attività può diventare un problema. L’Ufficio Stampa deve essere “connettore”: Il ruolo dell’ufficio stampa e comunicazione deve essere di coordinamento, impostazione della strategia, costruzione di sistemi di comunicazione coordinata.
TAVOLO 9 – Gestione emergenze ed eventi. Piani di comunicazione in emergenza
Coordinato da Alessandra De Savino e Gianluca Garro
Partecipanti:
Silvia Aurino – Comunicazione Consorzio bonifica Renana
Nicoletta Levi – Responsabile Servizio Comunicazione Comune Reggio-Emilia
Giada Stefani – Team AllertaMeteoER Cervelli In Azione
Luca Calzolari – direttore GiornaledellaProtezionecivile.it
Il punto di partenza
Il tema delle emergenze nei media tradizionali è sempre stato trattato, anche per le caratteristiche intrinseche di notiziabilità.
L’esigenza che si riscontra è trovare una forma integrata di comunicazione con i nuovi media per essere in grado di rispondere alle attese dei cittadini. Le persone oggi si aspettano informazioni rapide e risposte tempestive, che seguono le logiche dei canali social. ma le PA spesso sono strutturate in modo inadeguato a gestire queste richieste informative.
Da un punto di vista normativo c’è un vuoto da colmare in materia di comunicazione di emergenza. Nella Legge 225 e successive, l’unica cosa scritta nella legislazione italiana è che l’informazione alla popolazione è responsabilità del Sindaco. In realtà il sistema di protezione civile comunica a diversi livelli (nazionale-regionale-locale) attraverso le varie componenti istituzionali e anche le associazioni legate al mondo del volontariato organizzato. E in questa complessità ogni struttura agisce a livello comunicativo in funzione della propria sensibilità e della preparazione e/o volontà delle singole persone.
Il percorso
Il lavoro dei tavoli di #PASocial sulla comunicazione in emergenza dovrebbe essere periodico e permanente, per fare il punto su dove siamo (attori, fonti, modalità) e dove vogliamo arrivare per sistematizzare questo ambito che risente di una mancanza di pianificazione. Il percorso individuato potrebbe essere prima un confronto tra i tavoli delle associazioni #PASocial regionali per poi organizzare gli Stati generali della comunicazione di emergenza, in cui far confluire tutte gli attori che possono intervenire in questo processo di regolamentazione.
Gli spunti raccolti
1) In emergenza è necessaria una relazione strettissima tra diversi livelli che sono coinvolti nella governance; questo raccordo tra servizio di comunicazione e altri soggetti deve essere pianificato in situazione di normalità e messo, per quanto possibile, a procedura. Gli elementi da prendere in considerazione sono molti, dalla logistica (es. organizzazione sala di crisi) alle modalità di attivazione del personale, dalla fonte delle informazioni agli strumenti di condivisione interna delle stesse, fino alle policy per la comunicazione in uscita e la restituzione in entrata da parte dei cittadini. La comunicazione in emergenza dovrebbe avere uno spazio dedicato nella pianificazione, come allegato al Piano comunale di protezione civile, ma anche come documento autonomo che definisce linee guida e procedure.
2) La gestione dell’emergenza, compresa la comunicazione, richiede il presidio H24 (soprattutto sui social network) e la reperibilità del personale. In ambito di protezione civile la legge garantisce l’attivazione del personale tecnico e di alcune figure istituzionali, ma non norma la funzione degli uffici comunicazione delle PA in emergenza, che devono ricorrere a tutti gli espedienti possibili per garantire la copertura.
3) Non è sempre facile convincere le PA ad investire risorse nella comunicazione sui social network, molto preziosa nell’emergenza perché è lì che molti cittadini cercano le informazioni e vogliono condividere quello che sanno. Quando ci si attrezza per essere presenti sui social, non basta esserci ma bisogna essere competenti e preparati. Non sempre il personale di comunicazione delle PA è pronto per gestire questi strumenti.
4) Il percorso cominciato dal 2013 per la costruzione della rete #SocialProCiv, nata per stabilire uno standard che possa rendere più riconoscibile, chiara, utile e omogenea la comunicazione sui social media in ambito di protezione civile, può essere un’ottima base di partenza per definire policy e linee guida della comunicazione di emergenza nell’ambito di #PASocial.
Gli obiettivi
Lo scambio tra i partecipanti al tavolo “Gestione emergenza ed eventi. Piani di comunicazione in emergenza” ha fatto emergere criticità e potenzialità dell’attuale assetto (dove siamo) e ha permesso di individuare alcune priorità su cui lavorare nell’immediato futuro (dove vogliamo arrivare):
1- pianificazione comunicazione emergenza
2- reperibilità del personale che fa comunicazione
3- formazione comunicatori in maniera sistematica
4 – intersezione e coordinamento tra #socialProCiv e #PASocial
TAVOLO 10 – Trasparenza, accesso civico, Foia. Il ruolo dei social
Coordinato da Elisabetta Palumberi e Patrizia Zini
Partecipanti:
Leda Guidi, Unibo
Alberto Nico, direttore ufficio stampa Asl Parma
Gianna Padovani, social media manager Unioncamere ER
Sara Di Antonio, segreteria, sottosegretario presidenza della giunta regionale ER
– Il Foia sottintende una nuova modalità di trasparenza che deve essere arricchita dalle competenze professionali di chi si occupa di comunicazione all’interno della Pubblica Amministrazione. Per rendere più fruibile l’accesso al cittadino. Per portare il valore della professionalità del comunicatore laddove tale accesso viene richiesto da giornalisti o da community, social o fisiche.
– Dare valore alle risposte fornite
– Mappare le richieste di accesso, il loro flusso, i temi topic: per dare loro un valore, un significato, per anticiparne altri. Il valore della professionalità del comunicatore è qualità della trasparenza della Amministrazione.
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